BKS Portal — Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni
1. Bu uygulama nedir, kimler kullanır?
BKS Portal, BKS Cam Balkon bünyesinde çalışan personelin kullanımına açık kurumsal bir iç uygulamadır. Herkese açık bir hizmet değildir. Uygulama içinden e-posta ve şifre ile hesap oluşturulabilir; ancak hesap, İnsan Kaynakları departmanı onaylayana kadar kullanıma açılmaz. Uygulama personel özlük süreçleri, puantaj (giriş-çıkış), izin talepleri, iş talepleri, kalite yönetimi ve iş yeri erişim kontrolü amacıyla kullanılır.
Uygulamayı yalnızca kendisine kurum tarafından hesap tanımlanmış kişiler kullanabilir. Uygulama içinde reklam gösterilmez, kişisel veriler reklam veya pazarlama amacıyla kullanılmaz ve üçüncü taraflara satılmaz.
2. Veri sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca veri sorumlusu BKS Cam Balkon'dur.
3. İşlenen kişisel veriler
| Veri kategorisi | Örnek veriler | İşleme amacı |
|---|---|---|
| Kimlik | Ad soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, fotoğraf | Özlük dosyasının oluşturulması, yasal bildirim yükümlülükleri |
| İletişim | Kurumsal e-posta, kişisel e-posta, telefon, adres | İş iletişimi, hesap girişi, bildirim gönderimi |
| Özlük ve iş bilgisi | Görev, departman, işe giriş tarihi, çalışma koşulları, izin ve puantaj kayıtları, performans ve eğitim kayıtları | İş sözleşmesinin ifası, bordro, İş Kanunu ve SGK yükümlülükleri |
| Finans | IBAN (maaş hesabı) | Ücret ödemesi |
| Konum | Giriş-çıkış taraması sırasındaki anlık konum ve konum doğruluğu | Puantaj kaydının yetkili iş yeri noktasında yapıldığının doğrulanması |
| Kamera | QR kod görüntüsü (kaydedilmez, yalnız anlık okunur) | Giriş-çıkış ve kapı erişimi için QR kod okuma |
| İşlem güvenliği | Oturum kayıtları, IP adresi, işlem günlükleri (denetim izi), bildirim cihaz kimliği (FCM) | Güvenlik, yetkisiz erişimin tespiti, ISO 9001 denetim izi, bildirim gönderimi |
Özel nitelikli kişisel veriler
Özlük dosyası kapsamında kan grubu, engellilik durumu, sağlık raporları ve adli sicil kaydı gibi KVKK md. 6 anlamında özel nitelikli kişisel veriler işlenebilir. Bu veriler yalnızca İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatı ve sosyal güvenlik mevzuatının gerektirdiği ölçüde, yalnızca yetkili İnsan Kaynakları personelinin erişimine açık olacak şekilde işlenir; uygulama içinde rol bazlı yetkilendirme ile korunur.
4. Konum ve kamera izinleri neden isteniyor?
- Konum (hassas konum): Yalnızca personel giriş-çıkış taraması yaptığı anda okunur. Amaç, kaydın gerçekten iş yerinin tanımlı noktasında yapıldığını doğrulamaktır. Uygulama arka planda sürekli konum takibi yapmaz; çalışanın gün boyu nerede olduğu izlenmez. Kaydedilen tek şey tarama anındaki konumdur.
- Kamera: Yalnızca QR kod okumak için kullanılır. Fotoğraf veya video kaydedilmez ve hiçbir yere gönderilmez; görüntü cihaz üzerinde anlık olarak çözümlenir.
- Bildirim: İzin onayı, iş talebi ataması gibi süreçlerde bilgilendirme göndermek için kullanılır.
Bu izinlerin tamamı cihaz ayarlarından reddedilebilir veya sonradan geri alınabilir; bu durumda yalnızca ilgili özellik (QR ile puantaj gibi) çalışmaz, uygulamanın geri kalanı kullanılabilir durumda kalır.
5. İşlemenin hukuki sebepleri
Kişisel verileriniz KVKK md. 5 kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (iş sözleşmesi) — md. 5/2-c
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (İş Kanunu, SGK, vergi mevzuatı) — md. 5/2-ç
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması — md. 5/2-e
- Veri sorumlusunun meşru menfaatleri (iş yeri güvenliği, denetim izi) — md. 5/2-f
- Özel nitelikli veriler bakımından, md. 6/3 uyarınca kanunlarda öngörülen hâller
6. Verilerin aktarılması
Kişisel verileriniz satılmaz, pazarlama amacıyla üçüncü taraflara aktarılmaz. Aktarım yalnızca aşağıdaki hâllerde ve gerekli olan ölçüde yapılır:
- Bulut altyapı sağlayıcısı: Uygulama Google Firebase (Google Ireland Limited / Google LLC) altyapısında barındırılır. Veriler bu kapsamda yurt dışındaki sunucularda işlenebilir. Google bu ilişkide veri işleyen sıfatıyla hareket eder.
- Yetkili kamu kurumları: SGK, vergi daireleri, mahkemeler ve benzeri merciler ile mevzuatın zorunlu kıldığı hâllerde ve ölçüde.
- Hizmet sağlayıcılar: Bordro, iş sağlığı ve güvenliği gibi konularda sözleşmeyle bağlı, gizlilik yükümlülüğü altındaki tedarikçiler.
7. Saklama süresi
Veriler, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve ilgili mevzuatın öngördüğü zamanaşımı süreleri kadar saklanır. Özlük dosyası kayıtları iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren mevzuatta öngörülen süre boyunca (kural olarak 10 yıl) muhafaza edilir. Sürenin dolmasının ardından veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Denetim izi kayıtları (audit log) ISO 9001 gereği değiştirilemez niteliktedir ve saklama süresi boyunca korunur.
8. Veri güvenliği
- Her kurumun verisi ayrı ve yalıtılmış bir altyapıda tutulur.
- Erişim, rol bazlı yetkilendirme (RBAC) ve sunucu tarafı güvenlik kurallarıyla sınırlanır; bir kullanıcı yalnızca yetkili olduğu kayıtları görebilir.
- Veri iletimi şifreli bağlantı üzerinden yapılır.
- Veri değiştiren her işlem, kim–ne zaman–neyi değiştirdi bilgisiyle denetim kaydına yazılır.
9. Haklarınız (KVKK md. 11)
Kişisel verilerinize ilişkin olarak; işlenip işlenmediğini öğrenme, buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini isteme, düzeltme/silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Başvurularınızı info@bkscambalkon.com adresine iletebilirsiniz. Talepler en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.
10. Hesap ve veri silme talebi
Uygulama içinde kendi kendine hesap silme özelliği bulunmaz; hesaplar İnsan Kaynakları onayına bağlı olduğundan kapatma da aynı yoldan yürür. Hesabınızın ve verilerinizin silinmesini talep etmek için info@bkscambalkon.com adresine yazabilir veya İnsan Kaynakları departmanına başvurabilirsiniz. Talebiniz üzerine hesabınız kapatılır ve mevzuatın saklanmasını zorunlu kıldığı kayıtlar dışındaki kişisel verileriniz silinir veya anonim hâle getirilir. Yasal saklama süresine tabi kayıtlar, süre dolduğunda silinir.
11. Çocukların verileri
Uygulama iş ilişkisi kapsamında kullanıldığından 18 yaşından küçük kullanıcılara yönelik değildir ve çocuklardan bilerek veri toplanmaz. Mevzuatın izin verdiği hâllerde çalışan olan 18 yaş altı kişilerin verileri, yasal temsilcilerinin bilgisi dâhilinde ve yalnızca iş ilişkisinin gerektirdiği ölçüde işlenir.
12. Politikadaki değişiklikler
Bu politika gerektiğinde güncellenir. Güncel sürüm her zaman bu adreste yayımlanır; yürürlük tarihi sayfanın başında belirtilir. Önemli değişiklikler uygulama içinden ayrıca duyurulur.
13. İletişim
Bu politika veya kişisel verilerinizle ilgili her türlü soru ve talebiniz için: info@bkscambalkon.com